การจัดการเอกสารมีความสำคัญเมื่อใช้ iPhone หรือ iPad ความจริงของการมีทุกอย่างรวมศูนย์เพื่อให้สามารถทำงานได้เป็นสิ่งสำคัญจริงๆ ขั้นตอนการจัดการทั้งหมดนี้สามารถทำได้บน iPhone หรือ iPad ด้วยแอพไฟล์ดั้งเดิมที่มีคุณสมบัติที่เกี่ยวข้องมากมาย ในบทความนี้ เราจะบอกรายละเอียดทั้งหมดเกี่ยวกับสิ่งที่สามารถทำได้ด้วยแอปนี้
ไฟล์ แอพสำหรับจัดการเอกสารของคุณ
แอปพลิเคชั่นไฟล์เป็นแอปพลิเคชั่นที่ใช้จัดการเอกสารทั้งหมดที่จัดเก็บไว้ใน iPhone หรือ iPad แต่ไม่จำกัดเฉพาะการจัดการเอกสารในเครื่องเท่านั้น แต่ยังระบุถึงการเชื่อมต่อของคลาวด์ทั้งหมด รวมถึงระบบคลาวด์อย่างเป็นทางการของระบบนิเวศ Apple, iCloud Drive ด้วยวิธีนี้พวกเขาสามารถแบ่งปันในวิธีที่ง่ายและจัดระเบียบตามความชอบของคุณ นอกจากนี้ยังโดดเด่นเหนือสิ่งอื่นใดสำหรับการเชื่อมต่อกับทุกทีมในระบบนิเวศ โดยปล่อยให้ iPhone และ iPad ไปที่ Mac หรืออุปกรณ์อื่น ๆ ด้วยวิธีนี้ ทุกอย่างจะถูกรวมศูนย์โดยมีเป้าหมายเพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานส่วนบุคคลและการทำงาน เพื่อให้สามารถทำงานได้อย่างสะดวกสบาย แม้ว่านี่ไม่ใช่แอปพลิเคชันที่สมบูรณ์แบบ แต่ก็ยังห่างไกลจากมันถึงแม้ว่าจะมีการปรับปรุงทีละเล็กทีละน้อยด้วยการผสานรวมและเครื่องมือที่มากขึ้นเพื่อให้สามารถมีการจัดการที่จัดระบบได้เพียงพอและเหนือสิ่งอื่นใด
แบ่งปันเอกสารได้อย่างง่ายดาย
สิ่งที่โดดเด่นในไฟล์คือความง่ายในการแชร์เอกสารประเภทใดก็ได้กับบุคคลอื่น แต่ไม่จำกัดเฉพาะไฟล์ที่แยกจากกันเท่านั้น แต่ยังสามารถใช้ในการทำงานในโฟลเดอร์เดียวกันได้อีกด้วย นี่คือสิ่งที่อยู่ภายในระบบคลาวด์ของ Apple, iCloud Drive และยังสามารถพบเห็นได้ในบริการคลาวด์อื่นๆ มากมาย เช่น Google ด้วยเมล iCloud แบบธรรมดา คุณสามารถแชร์โฟลเดอร์ที่เต็มไปด้วยเอกสาร และบุคคลอื่นจะเห็นโฟลเดอร์เหล่านั้นในแอพไฟล์ของพวกเขา ด้วยวิธีนี้ การทำงานบน iPhone หรือ iPad ด้วยแอปพลิเคชันนี้จึงสะดวกสบายมากกว่าในแต่ละวัน
แม้ว่าจะไม่ได้จำกัดเฉพาะผู้ใช้ที่อยู่ในระบบนิเวศเท่านั้น ซึ่งทำได้โดยการสร้างลิงก์ที่สามารถส่งไปยังใครก็ตามที่ไม่มี iPhone หรือ iPad เพื่อให้พวกเขาสามารถมีเอกสารนั้นอยู่ในครอบครอง เป็นความจริงที่คุณไม่สามารถแชร์โฟลเดอร์เพื่อให้สามารถแก้ไขเอกสารภายในได้ แต่คุณสามารถอนุญาตให้ดาวน์โหลด
เชื่อมต่อระบบคลาวด์ทั้งหมดของคุณในที่เดียว
ในไฟล์ดังที่เราได้แสดงความคิดเห็นไว้ก่อนหน้านี้ สิ่งเหล่านี้ไม่ได้จำกัดเฉพาะการจัดการไฟล์ iCloud Drive เท่านั้น คุณยังสามารถซิงค์ Google ไดรฟ์และแม้กระทั่ง Outlook ทั้งหมดนี้ทำได้ผ่านบัญชีที่คุณเชื่อมโยงกับ iPhone ที่ตรวจพบโดยอัตโนมัติ ภายในแอปพลิเคชันคุณต้องเปิดใช้งานเพื่อให้คุณสามารถเข้าถึงบริการคลาวด์ได้ นี่คือสิ่งที่สำคัญมากในการดาวน์โหลดไฟล์และจัดการไฟล์ หรือแม้แต่ส่งออกไปยังที่จัดเก็บข้อมูลภายในของอุปกรณ์เพื่อให้สามารถทำงานกับไฟล์เหล่านั้นได้
ที่เพิ่มเข้ามานี้ยังมีความเป็นไปได้ในการเชื่อมต่อกับเซิร์ฟเวอร์ต่างๆ ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถเข้าถึงได้ เช่น เซิร์ฟเวอร์ของบริษัทที่จัดเก็บข้อมูลภายใน และคุณยังสามารถเข้าถึง NAS ได้อีกด้วย ทำให้สะดวกยิ่งขึ้นในการเข้าถึงข้อมูลทั้งหมดที่คุณจัดเก็บไว้ในทุกที่ ด้วยวิธีนี้ การใช้แอปพลิเคชันต่างๆ กันจะง่ายขึ้นมากโดยรวมทุกอย่างไว้เป็นหนึ่งเดียว
จัดระเบียบไฟล์ทั้งหมดของคุณอย่างสะดวกสบาย
สร้างโฟลเดอร์และป้อนสิ่งที่คุณต้องการ
ในการจัดระเบียบไฟล์ทั้งหมดของคุณ แอปพลิเคชั่นนี้ให้คุณสร้างโฟลเดอร์ด้วยวิธีที่ง่ายมาก เมื่อแนะนำไฟล์ การส่งไฟล์นั้นจะซับซ้อนอย่างเห็นได้ชัด แต่คุณสามารถเลือกตัวเลือกต่างๆ ที่มีอยู่ได้ เช่น การเปลี่ยนชื่อหรือการรับข้อมูล ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถแก้ไขข้อมูลในโฟลเดอร์ได้ตลอดเวลา ชื่อมีความสำคัญเนื่องจากในเครื่องมือค้นหาของ iPhone คุณสามารถค้นหาโฟลเดอร์นี้เมื่อใดก็ได้เพื่อเข้าถึงได้อย่างรวดเร็ว เช่นเดียวกับไฟล์เฉพาะที่สามารถเปลี่ยนชื่อได้โดยเพียงแค่กดรายการค้างไว้เพื่อเปิดเมนูแบบเลื่อนลง
ในบรรดาตัวเลือกเหล่านี้ นอกจากจะสามารถเปลี่ยนชื่อโฟลเดอร์หรือไฟล์ได้แล้ว ยังมีตัวเลือกอื่นๆ อีกมากมายรวมอยู่ด้วย ตัวอย่างเช่น มีความเป็นไปได้ที่จะทำซ้ำ ย้าย เปิดมุมมองด่วน หรือบีบอัดข้อมูล ไฟล์สุดท้ายนี้ค่อนข้างสำคัญ เนื่องจากคุณจะสามารถส่งโฟลเดอร์หรือไฟล์ใดๆ ที่มีน้ำหนักเพียงพอในไฟล์ .zip เพื่ออำนวยความสะดวกในการส่งทางอีเมลหรือผ่านวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์อื่นๆ ในทางพิเศษ จะเป็นอย่างอื่นได้อย่างไร คุณยังสามารถทำการคลายการบีบอัดในแอปพลิเคชันไฟล์ได้ด้วย
องค์กรในฉลาก
เพื่อให้สามารถจัดระเบียบและค้นหาได้อย่างรวดเร็ว ทั้งเอกสารและโฟลเดอร์สามารถติดป้ายกำกับได้ ตัวอย่างเช่น หากชุดของไฟล์เป็นใบแจ้งหนี้เพียงอย่างเดียว ไฟล์เหล่านี้จะถูกจัดหมวดหมู่ด้วยวิธีนี้เพื่อจัดกลุ่มไฟล์ทั้งหมดภายใต้ป้ายกำกับเดียวกัน สิ่งเหล่านี้ไม่จำกัดและยังสามารถจำแนกตามสีที่ปรับแต่งได้อย่างเต็มที่ที่แตกต่างกัน ด้วยวิธีนี้ ในหน้าจอไฟล์หลัก จะมีส่วนที่ทุ่มเทให้กับป้ายกำกับทั้งหมดที่คุณกำหนดค่าไว้เป็นค่าเริ่มต้น เมื่อคลิกแล้วคุณจะสามารถเข้าถึงเอกสารหรือโฟลเดอร์ทั้งหมดที่คุณติดป้ายกำกับด้วยวิธีนี้ ไม่ต้องสงสัยเลยว่านี่เป็นวิธีที่ดีที่สุดวิธีหนึ่งที่จะสามารถจัดระเบียบทุกอย่างได้ ทำได้โดยการเปิดเมนูแบบเลื่อนลงที่เราได้แสดงความเห็นไว้ก่อนหน้านี้ เพื่อคลิกที่ส่วน 'ป้ายกำกับ' เพื่อจัดประเภท
สแกนทันทีและบันทึกลงในไฟล์
บางครั้งการบันทึกเอกสารจริงในแอปไฟล์อาจเป็นเรื่องยุ่งยาก คุณต้องใช้แอปพลิเคชันภายนอกอื่น แต่ Files มีเครื่องสแกนเนทีฟในตัว ในขณะที่กดมัน กล้องจะเปิดขึ้นเพื่อจับภาพเอกสารเฉพาะและจะถูกเก็บถาวรโดยอัตโนมัติในแอปพลิเคชัน ซึ่งจะพร้อมใช้งานในโฟลเดอร์ที่คุณต้องการ และพร้อมให้คุณใช้งานเสมอ
ตัวแก้ไขแบบบูรณาการ
แอพไฟล์มีตัวแก้ไขในตัวขนาดเล็กที่ให้คุณทำงานต่างๆ ได้อย่างง่ายดาย แม้ว่าจะไม่อนุญาตให้คุณเปลี่ยนข้อความในแหล่งกำเนิด แต่ต้องใช้แอปพลิเคชันอื่น แต่ก็สามารถสร้างคำอธิบายประกอบที่แตกต่างกันได้ เมื่อเข้าถึงไฟล์ใดไฟล์หนึ่ง เช่น PDF คุณจะเห็นดินสอเล็กๆ ที่มุมขวาบน เมื่อคลิกที่ไอคอน คุณจะเข้าสู่โหมดคำอธิบายประกอบเพื่อให้สามารถไฮไลต์ส่วนใดส่วนหนึ่งหรือระบุวิธีต่างๆ ในการระบุส่วนหนึ่งของข้อความได้ เมื่อบันทึกแล้ว เอกสารจะถูกแก้ไขด้วยการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดนี้ วัตถุประสงค์คือส่งพร้อมคำอธิบายประกอบเหล่านี้ เพื่อให้ผู้ที่ได้รับสามารถเห็นทุกสิ่งที่คุณต้องการส่ง
การจัดการที่เก็บข้อมูลภายใน
ดังที่เราได้กล่าวไว้ก่อนหน้านี้ แอปพลิเคชั่น Files ไม่ได้จำกัดอยู่แค่ไฟล์ที่อยู่ในคลาวด์เท่านั้น คุณยังสามารถจัดการข้อมูลทั้งหมดที่อยู่ในที่จัดเก็บข้อมูลภายในของ iPad หรือ iPhone กรณีเหล่านี้มีความสำคัญมาก เนื่องจากไม่จำเป็นต้องมีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตใดๆ จึงจะสามารถทำงานได้ ซึ่งเหมาะสำหรับสถานการณ์ต่างๆ ข้อมูลสามารถส่งออกได้อย่างรวดเร็วจากระบบคลาวด์ไปยังที่จัดเก็บข้อมูลนี้ นอกจากนี้ ควรสังเกตด้วยว่าการดาวน์โหลดทั้งหมดที่คุณทำใน Safari จะถูกบันทึกไว้ในที่จัดเก็บข้อมูลภายในนี้ ด้วยวิธีนี้รับประกันการเข้าถึงอย่างเต็มที่
